Automatización de procesos

Automatizamos procesos, no tareas aisladas

Diseñamos flujos que conectan personas, aplicaciones y datos para reducir trabajo manual y mejorar el control de la operación.

Ejemplo ilustrativo · datos ficticios

Qué resolvemos

Lo que hoy depende de que alguien se acuerde

Automatizar no es poner robots en todas partes. Es que el proceso avance aunque nadie esté mirando.
01

Tareas que se repiten cada día

Copiar datos, enviar el mismo correo, crear la misma tarea: trabajo que no aporta criterio.

02

Procesos que dependen de una persona

Si esa persona no está o se olvida, el proceso se para y nadie lo ve.

03

Sin visibilidad del estado

No se sabe en qué punto está cada solicitud hasta que alguien pregunta.

Cómo cambia el día a día

HoyCon SedeBit
Alguien reparte los leads cuando puedeCada lead se asigna al entrar, con reglas
Los presupuestos se persiguen de memoriaSeguimiento programado hasta la respuesta
Informes semanales hechos a manoCuadros de mando que se actualizan solos
Las tareas dependen de quien se acuerdeTareas creadas por el propio proceso
Nadie sabe dónde está cada solicitudCada solicitud con estado y responsable

Qué hacemos

Flujos que conectan personas, aplicaciones y datos

Flujos de aprobación

Solicitudes, presupuestos y gastos con estados, responsables y plazos.

Asignación automática

Leads, tickets y tareas repartidos con reglas, no a mano.

Alertas y escalado

Aviso cuando algo se atasca y escalado si nadie actúa.

Documentos generados

Presupuestos, contratos y facturas a partir de los datos del sistema.

Recordatorios y seguimiento

Citas, renovaciones y seguimientos que se programan solos.

Cuadros de mando

El estado de cada proceso, visible para dirección sin pedir informes.

Ejemplos

Lo que podemos hacer en tu empresa

Escenarios tipo que resolvemos a menudo. Cada uno parte de una situación real y termina en algo que el equipo usa a diario.
Comercial

Ningún lead sin primer contacto

Hoy
Los formularios llegan al correo y alguien los reparte cuando puede.
Qué montamos
Asignación por zona o producto, WhatsApp de bienvenida y tarea de llamada. Si nadie actúa, aviso al responsable.
WebCRMWhatsApp

Cada lead tiene responsable desde que entra.

Comercial

Presupuesto aceptado, pedido creado

Hoy
Cuando el cliente acepta, alguien teclea el pedido en el ERP y prepara la factura.
Qué montamos
Al marcar el presupuesto como aceptado se crea el pedido en el ERP, se genera la factura y se avisa al cliente.
CRMERPFacturación

El pedido existe en el ERP en cuanto el cliente dice que sí.

Operaciones

Partes de trabajo desde el móvil

Hoy
Los técnicos rellenan papel y en oficina se pasa a limpio días después.
Qué montamos
Formulario móvil con fotos y firma del cliente que cierra la orden de trabajo y dispara la factura.
MóvilCRMFacturación

El parte llega cerrado y firmado el mismo día.

Administración

Renovaciones que no se escapan

Hoy
Los vencimientos se controlan en un Excel que alguien revisa de vez en cuando.
Qué montamos
Aviso al comercial antes del vencimiento, propuesta de renovación generada y seguimiento hasta la firma.
CRMDocumentosCorreo

Cada renovación con responsable y fecha antes de vencer.

Administración

Aprobación de gastos y compras

Hoy
Las solicitudes van por correo y nadie sabe en qué punto están.
Qué montamos
Flujo con importes y aprobadores por nivel, aprobación desde el móvil y registro en el ERP.
CRMERPCorreo

Cada solicitud con estado, aprobador y fecha.

Atención

Incidencias con plazo

Hoy
Las incidencias llegan por teléfono, correo o WhatsApp y se atienden por orden de llegada.
Qué montamos
Ticket automático desde cualquier canal, prioridad según cliente y tipo, y escalado si se acerca el plazo.
WhatsAppCorreoTelefoníaCRM

Ninguna incidencia sin responsable ni plazo.

Cómo trabajamos

Qué incluye un proyecto

Cuatro fases. Cada una termina con algo que puedes revisar antes de seguir.
Panel de indicadores en un portátil

Cuadros de mando que no hay que pedir: el estado de cada proceso, siempre al día.

  1. 01

    Analizamos

    • Mapa del proceso tal como se hace hoy
    • Qué pasos se repiten y cuáles exigen criterio
    • Qué sistemas intervienen
  2. 02

    Diseñamos

    • Reglas, responsables y plazos de cada paso
    • Qué se automatiza y qué se queda en el equipo
    • Propuesta con alcance y precio cerrado
  3. 03

    Construimos

    • Flujos configurados y probados con casos reales
    • Plantillas de mensajes y documentos
    • Formación a quien lo usa
  4. 04

    Medimos

    • Cuadro de mando del proceso
    • Revisión de excepciones y atascos
    • Ajustes sobre el uso real

Tecnología

Con qué lo conectamos

Trabajamos con las herramientas que ya usáis. Si falta un conector, lo desarrollamos.
Dónde vive el proceso
Bitrix24El CRM que ya usesTu ERP
Motores de automatización
Robots y flujos de Bitrix24Maken8nCódigo propio
Canales
CorreoWhatsAppTelefoníaFormularios web
Documentos
PresupuestosContratosFirma electrónica (Viafirma)

Casos

Donde ya lo hemos hecho

Documentos y portátiles sobre una mesa de trabajoServicios
Consultora de servicios

Los expedientes se gestionaban por email, sin estados ni responsables

Plataforma de gestión con procesos automatizados, documentación centralizada y portal conectado.

Cada expediente con estado, responsable y plazos visibles para dirección.

Bitrix24AutomatizaciónAPISaaS
Ver caso completo
Vivienda moderna al atardecerInmobiliario
Empresa inmobiliaria

Las llamadas y visitas crecían más rápido que el equipo

Telefonía integrada en el CRM con grabación y asignación automática, embudos por operación y cuadros de mando.

Cada llamada asociada a su operación y un reparto de oportunidades con reglas definidas.

Bitrix24TelefoníaAutomatización
Ver caso completo

Preguntas frecuentes

Lo que suelen preguntarnos

¿Tienes otra duda? Pregúntanos

No. Automatizamos sobre lo que ya usas siempre que pueda conectarse (API, webhooks o integraciones nativas). Si alguna pieza no lo permite, te lo decimos en el análisis.

Cuéntanos qué proceso quieres automatizar

Dinos qué tarea se repite cada día en tu equipo y te explicamos cómo lo resolveríamos.