Expedientes gestionados por email
El estado de cada asunto está repartido en hilos de correo.
«¿En qué punto está lo de este cliente?»
Para despachos, asesorías y consultoras
Expedientes con estado, responsable y plazo
Ordenamos el trabajo de despachos, asesorías, gestorías y consultoras. Cada expediente sabe en qué punto está, la documentación del cliente llega sola y las tareas recurrentes se crean sin que nadie las apunte.
Gold Partner Bitrix24+100 empresas+10 añosDesarrollo propio
ENEn curso
EXP-0457 · Constitución de sociedad
Fases
Alta y hoja de encargofirmada electrónicamente
hechoDocumentación3 de 4 · recordatorio activo
en cursoRedacciónIrene M.
en esperaFirma y registro
en esperaDocumentaciónpedida al cliente
DNIDNI de los sociosRecibido
CERTCertificado de denominaciónRecibido
ESTEstatutos · borradorRevisado
APORTJustificante de aportaciónrecordado por correoPendiente
Portal del cliente
- Acceso
- activo
- Último
- hoy · 09:12
- Consultas
- 1 abierta
¿Cuándo podemos firmar?desde el portal · 09:14
el cliente ve el estado sin llamarEjemplo ilustrativo · datos ficticios
Os suena
Cuando el despacho funciona a base de correo
El conocimiento está en el equipo. Lo que falla es todo lo que rodea al trabajo: pedir papeles, recordar plazos y saber quién lleva qué.
Perseguir documentación
Se piden los mismos papeles varias veces y llegan por canales distintos.
«Te lo mandé por WhatsApp la semana pasada»
Plazos en el calendario de cada uno
Vencimientos y obligaciones controlados en la agenda personal de cada profesional.
«¿Eso no vencía el viernes?»
Sin visibilidad de la carga del equipo
No se sabe quién tiene demasiados asuntos ni cuáles están parados.
«¿Quién puede coger esto?»
Altas de cliente lentas
Datos, documentación y firma de la hoja de encargo en pasos separados.
«Falta que nos firme el encargo»
Cómo cambia el día a día
HoyCon SedeBit
Expedientes en hilos de correoCada expediente con estado, responsable y plazos
Pedir documentación una y otra vezSolicitud automática y un sitio donde el cliente la sube
Plazos en agendas personalesObligaciones recurrentes que se crean solas
Alta del cliente en varios pasosDatos, documentos y firma en un mismo recorrido
Dirección sin visión de la cargaCuadro de mando por profesional y por estado
Ejemplos
Lo que podemos hacer en servicios profesionales
Escenarios tipo que resolvemos a menudo. Cada uno parte de una situación habitual y termina en algo que el equipo usa a diario.
Expedientes con estados
- Hoy
- Cada asunto se sigue en el correo de quien lo lleva.
- Qué montamos
- Embudo o aplicación de expedientes con estados, responsable, plazos y documentos centralizados.
CRMDocumentos
Cualquiera sabe en qué punto está cada asunto.
Documentación sin perseguirla
- Hoy
- Los papeles llegan por correo, WhatsApp o en mano, y siempre falta alguno.
- Qué montamos
- Lista de documentos por tipo de expediente, solicitud automática al cliente y recordatorio hasta que está completa.
PortalCorreoWhatsApp
El expediente avanza cuando la documentación está completa.
Alta de cliente con firma
- Hoy
- La hoja de encargo se envía, se imprime, se firma y se escanea.
- Qué montamos
- Formulario de alta con datos, documentación y firma electrónica en un mismo recorrido.
WebDocumentosCRM
El cliente queda dado de alta y con el encargo firmado.
Obligaciones recurrentes
- Hoy
- Las tareas mensuales o trimestrales se apuntan a mano en cada agenda.
- Qué montamos
- Tareas recurrentes creadas por cliente y por tipo de servicio, con aviso si se acerca el plazo.
CRMCorreo
Ninguna obligación depende de la memoria.
Portal de clientes
- Hoy
- El cliente pregunta por correo cómo va su asunto y pide copias de documentos.
- Qué montamos
- Portal a medida donde el cliente consulta el estado, descarga documentos y abre consultas.
PortalCRM
Menos llamadas preguntando por el estado.
Carga del equipo a la vista
- Hoy
- Repartir trabajo es cuestión de preguntar quién puede.
- Qué montamos
- Cuadro de mando con asuntos abiertos por profesional, estado y plazo.
CRM
El reparto se decide con datos.
Qué encaja
Los servicios que mejor encajan, y por qué
No hace falta contratarlo todo. Empezamos por lo que más tiempo quita y ampliamos por fases, con propuesta de alcance y precio cerrado.
Automatización
Solicitud de documentos, obligaciones recurrentes y avisos de plazo.
Ver servicioSoftware a medida
Una aplicación de expedientes o un portal de clientes cuando el estándar se queda corto.
Ver servicioImplantación de Bitrix24
Expedientes, tareas y permisos por área configurados sobre vuestro proceso.
Ver servicioGestorForms
Nuestro producto de altas: datos, documentos y firma del cliente en un mismo recorrido.
Ver productoInteligencia artificial
Clasificación del correo entrante y extracción de datos de documentos.
Ver servicioSistemas habituales
Con qué solemos trabajar
Conectamos lo que ya usáis. Si falta un conector, lo desarrollamos nosotros: no subcontratamos el desarrollo.
Primero mapeamos cómo circula un expediente; después decidimos qué se automatiza.
Gestión
Bitrix24Tu programa de gestiónERP o facturación
Documentos
Microsoft 365Google WorkspaceFirma electrónica (Viafirma)GestorForms
Canales
CorreoWhatsApp BusinessPortal de clientes
Conexiones
API RESTMaken8n
Información orientativa; consulta las condiciones actuales de cada fabricante.
Casos
Donde ya lo hemos hecho
ServiciosConsultora de servicios
Los expedientes se gestionaban por email, sin estados ni responsables
Plataforma de gestión con procesos automatizados, documentación centralizada y portal conectado.
Cada expediente con estado, responsable y plazos visibles para dirección.
Bitrix24AutomatizaciónAPISaaS
Ver caso completo 
Proyecto propioSedeBit
Facturas, citas y soporte repartidos en canales distintos
Portal de clientes a medida (clientes.sedebit.es): facturas, citas y tickets de soporte en un único punto de acceso.
Cada cliente entra en un solo sitio para todo lo que tiene abierto con nosotros.
Software a medidaAPIPortal
Sí. Empezamos por lo que más tiempo quita, normalmente expedientes y documentación, y ampliamos por fases.
Sigue explorando
Otros sectores
Industria
Ofertas, pedidos y postventa conectados con el ERP que ya tenéis.
Logística y distribuciónPedidos, envíos y clientes sincronizados entre el ERP, el CRM y quien los necesita.
Salud y clínicasCitas, WhatsApp y seguimientos en la ficha del paciente, no en un móvil personal.
InmobiliarioCada llamada asociada a su operación y cada visita con su siguiente paso.
Ecommerce y retailPedidos, stock y clientes iguales en la tienda online, el ERP y el CRM.
Cuéntanos cómo se gestiona hoy un expediente
Dinos por dónde entra un asunto y dónde se atasca; te explicamos cómo lo ordenaríamos.